Le modèle de note de frais proposé par Microsoft

Où trouver un modèle de note de frais ?

Lorsqu’on travaille dans une entreprise et qu’on est amené à faire des dépenses pour le compte de celle-ci avec son argent personnel, il est possible de réaliser une note de frais à fournir à son employeur afin de se faire rembourser une partie ou l’intégralité de ces dépenses, en fonction des accords avec l’entreprise. Toutefois, tous les employeurs ne fournissent pas forcément un exemple de note de frais à leurs employés, ce qui peut rendre la tâche compliquée. Heureusement, il est possible de télécharger gratuitement un modèle Excel pour s’aider.

Qu’est-ce qu’une note de frais ? Exemple

Une note de frais est un document officiel qu’un employé peut fournir à son employeur afin de se faire rembourser les éventuelles dépenses qu’il aurait réalisé pour le compte de l’entreprise avec son argent personnel. Par exemple, si un représentant doit se déplacer chez un client distant et qu’il est forcé de passer une nuit à l’hôtel, le déplacement étant réalisé pour le compte de l’entreprise, il pourra demander le remboursement du transport – train, taxi, essence… -, de la nuit d’hôtel et des repas consommés lors du déplacement.

Quelles sont les limites de remboursement ?

A moins que l’employeur n’en ait informé ses employés dans un document officiel, il n’existe pas de limite à ces remboursements. Toutefois, pour réduire les dépenses de l’entreprise, des limitations sont souvent imposées. Par exemple, l’employé peut être limité à une certaine somme par repas, en quel cas, même s’il dépense plus, seule le montant forfaitaire sera reversé.

Souvent, et afin de limiter les débordements, les entreprises organisent elles-mêmes les déplacements – réservation de l’hôtel, du train en 2e classe -, et ce pour être sûres que l’employé ne profitera pas de la situation. Mais dans les plus petites entreprises, la tâche peut être intégralement déléguée à l’employé, dans quel cas il lui sera judicieux de se renseigner sur les limites de dépenses imposées.

Quelles informations doivent apparaître sur une note de frais ?

Pour que le remboursement puisse se faire, l’employeur demande généralement une certaine quantité d’information à l’employé, tant pour contrôler ses dépenses que pour faciliter la comptabilité de l’entreprise et la transaction de remboursement. Ainsi, il demandera probablement un document sous forme de tableau récapitulatif des dépenses, indiquant, selon les besoins de l’entreprise :

  • la date de la dépense,
  • le point de départ, le point d’arrivée et le nombre de km pour les déplacements,
  • le libellé de la dépense et son descriptif, plus ou moins précis selon la confiance entre l’employeur et l’employé,
  • le montant de la dépense hors taxes et le montant de la TVA applicable à cette dépense.

Notez qu’il est important de spécifier le montant hors taxes et le montant de la TVA car cette dernière peut être récupérée par l’entreprise et ne compte pas dans ses dépenses annuelle. Ne pas la spécifier ferait ainsi baisser le chiffre d’affaire de la société.

C’est également pour cette raison que votre employeur vous demandera les factures de vos dépenses. En effet, un simple reçu ou ticket de voyage n’affichera pas le montant de la TVA, ce qui portera préjudice à votre entreprise et peut entraîner le refus du remboursement. Ce n’est donc pas par manque de confiance qu’on vous demandera vos factures, mais bien par souci de comptabilité. Ces dernières sont donc essentielles à votre remboursement.

Télécharger un modèle Excel

Dans les grandes entreprises, un exemple de note de frais vous est souvent remis en amont de vos déplacements, ce qui facilite grandement la tâche. Vous n’avez qu’à remplir ce template et y ajouter vos factures pour pouvoir bénéficier de votre remboursement.

Mais dans les entreprises plus petites, on ne vous fournira pas forcément de modèle et il vous sera demandé de le réaliser par vous-même. Le seul problème est qu’il n’existe pas de législation stricte à ce sujet et que chaque société peut réclamer des informations différentes. Ainsi, si vous aviez l’habitude d’une telle manière avec votre ancien employeur, le suivant ne sera pas forcément satisfait de ce modèle et pourrait vous refuser le remboursement.

C’est pourquoi il est judicieux de vous procurer un modèle complet qui conviendra à tous les employeurs. C’est d’ailleurs ce que propose Microsoft avec un fichier Excel en téléchargement gratuit pour réaliser son document de notes de frais. Grâce à cet outil, il devient alors très aisé de fournir à son employeur toutes les infirmations dont il a besoin pour vous rembourser. Mais attention, ce fichier ne vous dégage pas de l’obligation de fournir vos factures avec la note de frais.

Pour terminer, sachez également que vos frais professionnels peuvent être déclarés aux impôts et vous faire bénéficier d’un crédit d’imposition.